Då och då händer det att kunder/patienter uteblir från sina besök. Rutinen för hur detta hanteras kan se ut på olika sätt. I vissa fall debiteras besöken, i andra fall inte. Oavsett vilket är det klokt att markera dem just som uteblivna, så att ni enkelt kan hålla koll på just uteblivna besök under en tidsperiod. Första steget i denna process är att avgöra om ni vill debitera besöket eller inte. Om ni vill göra det registrerar ni en vanlig faktura först, innan ni sedan går vidare till nästa steg i processen, som är att markera patienten som utebliven. Ni gör detta genom att klicka på bokningen, vidare på kugghjulet i bokningen och sedan ”Kunden dök inte upp”.
Om ni har valt att dölja borttagna bokningar kommer denna nu att försvinna från kalendern, men den är inte permanent borta. Ni kan alltid se de borttagna bokningarna genom att ändra i vyn, så att borttagna bokningar inte döljs. Gå på kugghjul – Vy och se till att inte Göm borttagna bokningar är förbockad.
De uteblivna besöken får en brun färg i kalendern, vilket gör att ni tydligt kan se skillnad på uteblivna besök och vanliga raderade bokningar som istället är grå.
Det finns sedan en rapport i Ekonomihanteraren, under fliken Administration, där det går att få fram samtliga uteblivna besök under en vald tidsperiod. På så sätt går det att se hur trenden ser ut, om det är specifika perioder på året då det blir fler uteblivna besök. Det går också att se om någon utövare har fler sådana än de andra, och man kan också tydligt se vilka patienter som uteblivit, samt om de har fler tider inbokade. Det går att välja att se samtliga utövares uteblivna besök, eller enbart sina egna eller en utvald medarbetares.
Vissa väljer också att använda denna rapport som ett underlag för att fakturera i efterhand, exempelvis i slutet av varje vecka eller varje månad. Man behöver då söka upp patienten via kundsöksrutan och gå till snabbetalning och skapa en faktura i efterhand. Eftersom man i rapporten får fram såväl namn som patient-id och personnummer är det inga problem att hitta dem för att fakturera vid behov.
